Gyakran felmerülő kérés, hogy a cég végelszámolásakor milyen iratokat tartsunk meg és mik azok, amiktől végleg meg lehet szabadulni. Egy kis összesítő.

Adójogi szabályozás

A gazdasági társaság addig köteles megőrizni az adózással kapcsolatos iratanyagait amíg az adóhatóság adó megállapításához/ellenőrzéséhez való joga el nem évül. Ez a jog az adott adó bevallási és befizetési kötelezettségének évének végétől számított öt éven belül évül el. Mivel az adó bevallása és a befizetése jellemzően nem év végén szokott megtörténni, ezért érdemes hat évre félretenni ezeket a dokumentumokat.

Számviteli törvény

A számviteli törvény alapján a társaságnak az éves beszámolóit, üzleti jelentéseit, leltárt, főkönyvi kivonatot (vagyis minden alátámasztó iratot) legalább tíz évig, a számviteli iratokat és bizonylatokat nyolc évig köteles megőrizni.

Személyügyi, munkajogi iratok

Az ezen iratokra kezelésére vonatkozó jogszabályok kevésbé egyértelműek. A gyakorlati tapasztalatok alapján ezen iratok megőrzésére akár 50-80(!) év is javasolt.

Ennek az az oka, hogy bár a meglévő vagy volt munkavállalók társadalombiztosítási jogosultságait a társadalombiztosító tartja nyilván, de abban az esetben ha az adatokban eltérés mutatkozik, a munkavállaló jogosult a meglévő vagy korábbi munkaadójától bekért adatokkal pótolni/igazolni azt.

Röviden megtörténhet az az eset, hogy évtizedekkel a végelszámolás után a munkavállaló felkeres bennünket, hogy a társaságnál rögzített adatokról másolatot kérjen.

Függő üzleti ügyek, jótállások

Végelszámolás esetén a társaság függő ügyleteit, vagy az esetlegesen később felmerülő jótállásokat általában egy új szervezetre/személyre ruházzák át.

Az ezekről szóló dokumentációkat minimum a szerződés/jótállás lejártáig célszerű megőrizni az esetlegesen később felmerülő jogviták elkerülése végett.

Egyéb dokumentumok

Azon dokumentumok (pl. promóciós anyagok, munkadokumentumok), amelyekről a törvény nem rendelkezik, egyéni igény szerint meg lehet tartani, vagy le lehet selejtezni.

Jegyzőkönyv, dokumentumok megőrzése

A végelszámolás során a leltárba vett iratokról jegyzőkönyvet kell készíteni. Igény szerint a helyileg illetékes kerületi levéltár szakmai segítségét is leht kérni a jegyzék elkészítéséhez.

A tulajdonosoknak a végelszámolást követően dönteniük kell az iratok őrzésének helyéről és ezt a cégbíróság és APEH felé is be kell jelenteni.